Document Management - Stockage et conservation Issues

Pourquoi si des documents sont stockées et conservées?

Stockage et conservation des documents est un problème majeur de gestion de documents. Documents doivent être stockés pour répondre à différents besoins:

- Pour la gestion efficace de l'entreprise: Vous avez besoin d'analyser les résultats et les tendances pour prendre des décisions commerciales éclairées. Par exemple, vous avez à comparer les ventes période en cours avec ceux des périodes précédentes, ainsi que contre vos estimations propre budget, pour savoir comment vous faites. Ensuite, vous devez analyser les écarts et identifier les facteurs sous-jacents. Sans les documents et dossiers, vous seriez incapable de mener à bien ces tâches de gestion essentielles.

- Pour le fonctionnement de votre entreprise: des produits et des spécifications des matériaux, des manuels d'exploitation, la production et des calendriers d'entretien et des manuels d'assurance qualité sont des exemples de documents clés qui sont nécessaires pour maintenir votre activité en cours et votre qualité à des niveaux acceptables.

- Pour faire respecter vos droits: Business est un système de contrats. Les contrats sont attestées par des documents. Si vous avez jamais à prendre des mesures juridiques pour récupérer vos cotisations, par exemple, vous auriez besoin de produire des preuves à l'appui sous forme de documents. Vous auriez également besoin de documents pour défendre contre les allégations formulées par d'autres sur vous.

- Les exigences de la réglementation: droit des affaires exigent que vous conserver certains dossiers et de conserver ces pour des périodes déterminées. Par exemple, vous devez tenir des registres des calculs de paie d'un employé, mesures disciplinaires, les incidents de santé et de sécurité et ainsi de suite. Puis il ya les lois fiscales qui vous demandent de prouver vos revenus imposables et des revenus par des preuves documentaires.

Maintien des documents et des dossiers relatifs à plusieurs années, devient une nécessité incontournable dans un tel contexte.

On pourrait dire que c'est cette exigence qui donne lieu à toute la question de la gestion des documents et crée le besoin de systèmes efficaces de gestion de document.

Document Storage Systems

Vous devez plutôt élaborer des systèmes pour stocker et conserver les documents d'une manière satisfaisante.

Les documents papier sont généralement stockés dans des dossiers, qui sont conservés dans des classeurs. Grands dessins et autres documents doivent proportionnellement les supports de stockage importante, comme les tiroirs table spacieuse. Facilement endommagés documents comme des photographies besoin de stockage de protection spéciaux.

Vous devez aussi prendre des dispositions pour protéger tous ces documents contre les incendies, les inondations et autres catastrophes naturelles. Les systèmes doivent également continué d'assurer la lisibilité des documents. Si l'humidité ou d'autres facteurs rendent les documents indéchiffrables, il est équivalent à perdre.

Vous avez besoin d'espace pour accueillir tous ces, de l'argent pour acquérir l'équipement et le personnel à l'homme tout ce gâchis. Le coût est donc un enjeu majeur pour le stockage et le maintien d'importants volumes de documents qui sont typiques de même les petites entreprises.

Conservation des documents politiques

D'un côté, il ya les exigences mentionnées au début, qui rend la rétention de documents depuis plusieurs années une nécessité incontournable. D'autre part, les coûts associés. Ce sont ces tire adverse qui nécessitent soigneusement élaboré des politiques de rétention.

Les politiques de rétention préciser essentiellement pour combien de temps les documents de chaque type doit être maintenu. Pour cela, vous devez identifier les différents types de documents qui sont créés dans votre entreprise. Puis, vous examinez les exigences de conservation pour chaque catégorie d'examiner la gestion, les aspects juridiques et autres parties concernées.

Cet exercice est tout à fait susceptibles de révéler qu'une grande partie de ces documents pourrait être détruit sans aucun effet négatif. Vous décidez alors de savoir comment supprimer ces documents et quelles sont les procédures doivent être suivies. Ces décisions constituent votre politique de conservation des documents.

Soigneusement élaboré des politiques pourrait entraîner des économies de coûts considérables.

L'impact des ordinateurs

Les ordinateurs ont eu un impact énorme sur les pratiques de stockage des documents et des coûts.

Vous pouvez désormais conserver des enregistrements dans un format numérique. Les documents informatisés nécessite peu d'espace. Par exemple, 512 millions de caractères peuvent être stockés dans un disque flash de la taille de votre pouce. Même des documents papier pourraient être scannées et les images stockées sur des supports numériques.

Vous pouvez maintenant retirer le papier, encombrants et autres documents à des endroits peu coûteux.

Problèmes d'informatique à base de stockage de documents

L'observation selon laquelle de nouvelles solutions apportent de nouveaux problèmes ont probablement jamais été aussi bien représenté comme dans le cas de l'informatique permettant de stocker des documents. Et les problèmes sont multiples. Les données pourraient être corrompues et deviennent illisibles. Ou qui pourraient être entièrement perdu si l'ordinateur se bloque système. Les attaques de virus pourrait effacer des données volumineuses qui avait été créé laborieusement au fil des ans.

Nouveaux éléments de systèmes de gestion documentaire

Alors que les problèmes de perte de données ont été plus sérieux avec ordinateur de stockage en fonction, les avantages étaient trop écrasante à l'abandonner. Ce facteur a conduit à l'arrivée des systèmes de détrompeurs de sauvegarde, logiciels de récupération de données et des services et des pratiques telles que les données en miroir. Ces solutions plus modernes sont devenus la norme dans les systèmes de gestion documentaire d'aujourd'hui.

Avec l'arrivée de l'Internet, il est désormais possible de stocker des données à des serveurs distants et pourtant être en mesure d'y accéder instantanément. Ces serveurs pourrait même appartenir à des prestataires de services indépendants qui vous facturer des frais pour fournir des services de garde. Être spécialistes, ils pourraient prendre des précautions contre la perte des données beaucoup plus fiable que vous. Et le coût pourrait être beaucoup plus bas comparativement à maintenir les données dans votre propre équipement.

Cela pourrait être une solution intéressante de gestion des documents, en particulier lorsque les données concernées ne sont pas très sensibles. En fait, la tendance actuelle d'impartition des processus administratifs se déplace aussi beaucoup de la documentation en dehors des organisations originaires.

Conclusion

Soigneusement élaboré des politiques de conservation des documents et l'utilisation des ordinateurs et l'Internet pour le stockage des documents pourrait faire de cet élément de votre système de gestion de document une mesure plus efficace et plus loin encore moins d'exercice coûteux.

Ensuite vient la question du contrôle de l'accès à vos documents d'affaires. Nous allons examiner cette question dans un article distinct.

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